Amazon Chargebacks – Wie können Vendoren Ausgleichszahlungen vermeiden?

2. Mrz 2020

Je größer und mächtiger Amazon wird, umso mehr zieht es die Daumenschrauben bei seinen Lieferanten an. Viele Vendoren haben immer mehr damit zu kämpfen, dass Amazon ihre Rechnungen kürzt, weil angeblich weniger Ware in den Versandzentren angekommen ist, als berechnet oder weil immer mehr Regeln und deren Nichteinhaltung mit Strafzahlungen verbunden sind.

Die Kosten dafür können sich leicht auf vierstellige Beträge pro Monat summieren und damit relevante Größenordnungen erreichen. Wenn man die Ursachen nicht rechtzeitig erkennt und beseitigt, fallen diese Kosten immer wieder an, und steigen dadurch exponentiell. Damit geraten Sie in eine Kostenfalle, die am Ende des Tages dazu führen wird, dass Sie das Amazon-Geschäft nicht mehr kostendeckend betreiben können.

In diesem Artikel erläutern wir die verschiedenen Chargeback-Arten und zeigen Ihnen, was die häufigsten Gründe für diese Belastungen durch Amazon sind. Außerdem lassen wir Sie an unserer langjährigen Erfahrung im Umgang mit diesen Amazon-Forderungen teilhaben und geben Ihnen Tipps und Tricks an die Hand, mit denen Sie diese Abzüge deutlich minimieren können und damit jede Menge Geld sparen.

Was sind Amazon Charge Backs?

Als Amazon-Lieferant müssen Sie bestimmte Vorgehensweisen und Richtlinien einhalten. Verstöße hiergegen werden teilweise mit Strafzahlungen, den sogenannten Charge Backs geahndet. Es gibt bei Amazon verschiedene Arten von Charge Backs, die meisten sind mit dem Bestell- oder dem Logistikprozess verbunden. Grundsätzlich kann man vier unterschiedliche Bereiche unterscheiden:

  • Probleme mit Bestellungen (PO)
  • Probleme bei der Avisierung (z.B. ASN)
  • Probleme bei der Anlieferung/Vereinnahmung
  • Probleme mit der Versandvorbereitung oder der Verpackung

Welche Arten von Charge Backs gibt es für Vendoren bei Amazon und wie können Sie sie vermeiden?

Art der Strafzahlung

Erläuterung

Hinweise zur Vermeidung

1. Bereich: Lieferpünktlichkeit

Bestellungen – Überlieferung (PO)Diese Gebühr wird erhoben, wenn Sie mehr Artikel an Amazon liefern, als in der PO bestellt.Liefern Sie nie eine größere Anzahl des Artikels, als bestellt (auch, wenn es logistisch sinnvoll sein sollte, oder Amazon bei der Bestellung die VPE nicht eingehalten hat).
Bestellungen – Down ConfirmedDiese Gebühr wird erhoben, wenn Sie die Menge außerhalb der Frist ( z.B. Lieferfenster) reduzieren.Wenn Sie Mengen nachträglich reduzieren müssen, dann unbedingt innerhalb des Lieferfensters. Jegliche Änderung muss im VendorCentral eingetragen werden.
Nicht versendete EinheitenDiese Gebühr wird erhoben, wenn Sie Artikel bestätigt haben, diese aber nicht versendet werden.Sollten Sie Artikel nicht liefern können, stornieren Sie den betreffenden Artikel oder die PO im VendorCentral.
Bestellungen – LieferpünktlichkeitIhnen werden Ausgleichszahlungen wegen mangelnder Lieferpünktlichkeit berechnet, wenn Ihre bestätigten Produkte, einschließlich Rückstandsbestellungen, nicht innerhalb des Bestellfensters eingehen.Versenden Sie Pakete möglichst am ersten oder zweiten Tag nach Ordereingang. Bei Paletten muss die Avisierung innerhalb des Lieferfensters erfolgen. Bitte achten Sie darauf, dass der Spediteur alle Informationen erhält und auch eventuelle Verspätungen an Sie rückmeldet.
Anlieferung – Termin und LadungSollte Ihr beauftragter Spediteur zum vereinbarten Anliefertermin nicht erscheinen oder wird die Annahme der Ladung verweigert (z.B. ungenügend gesichert oder falscher LKW Typ), werden Charge Backs fällig. (aktuell 290 EUR bei Nichterscheinen).Anlieferrichtlinien je Lager finden Sie im Ressourcenzentrum von Amazon. Die Avisierung muss mindestens 24 Stunden im Voraus gebucht werden.  Gebuchte Termine müssen eingehalten und Änderungen im VendorCentral hinterlegt werden.

2. Bereich: Nicht konforme oder inakkurate ASN

Avisierung – nicht konforme ASNDurch die Versandvorabmitteilung (Advanced Shipment Notice – ASN) teilen Sie Amazon Inhalt und Infos zur Sendungsverfolgung mit, bevor die Waren im Amazon Logistikzentrum eingehen. Fehlerhafte ASNs und zu spät übermittelte ASNs führen zu Strafzahlungen.Die Angaben in der ASN müssen bei Avisierung übereinstimmen. Die ASN muss vor der Lieferung bei Amazon ins System eingehen. Zudem muss der Spediteur in der Versandvorabmitteilung die BOL/PRO Nummer bei Avisierung hinterlegen. (BOL aus ASN und von Spediteur angegebene BOL in der Avisierung müssen übereinstimmen). Änderungen müssen im VendorCentral hinterlegt werden.

3. Bereich: Nicht konforme Information zum Kartoninhalt

Anlieferung – KartonetikettenSie haben keine Informationen zum Kartoninhalt angegeben oder das Label konnte nicht gelesen werden.Bringen Sie Amazon konforme Inhaltsetiketten auf Ihren Kartons an.

4. Bereich: Vorbereitung von Produkten für den Versand

Versandvorbereitung – NachverpackenDie Umverpackung Ihrer Artikel entspricht nicht den Amazon Richtlinien (Produkt könnte verstauben, oder Teile könnten verloren gehen).Eine Übersicht über die betroffenen Artikel finden Sie in Ihrem ARA unter Produktkatalog „Anweisungen zur Vorbereitung benötigt“.
Versandvorbereitung – BarcodeIhr Artikel hat keinen lesbaren Barcode, der zu einer Amazon ASIN passt.Drucken Sie den EAN Code gut lesbar auf den jeweiligen Karton.

5. Bereich: Versand in Originalverpackung (SIOC)

Versandvorbereitung – SIOCArtikel, die eine definierte Größe überschreiten, müssen in versandfähiger und zertifizierter Verpackung angeliefert werden.Eine Übersicht über betroffene Artikel finden Sie im VendorCentral unter Operative Performance.

 

Weitere Tipps und Tricks aus unserer Erfahrung mit verschiedensten Herstellern:

Lieferrückstand: Das Lieferfenster wird nicht automatisch verlängert nur weil Sie den Artikel in der Lieferrückstandsoption bestätigt haben. Diese Option darf angewendet werden, so lange Sie im vier Wochenrhythmus nicht unter die 90% fallen.

No Show: Falls Sie No Show Gebühren erhalten haben und diese nicht nachvollziehen können, können Sie per Fall die Avisierungsdaten anfordern, um ggf. Forderungen gegenüber der Spedition geltend zu machen. Fordern Sie per Fall folgende Daten an: Creation Date, Carrier request delivery time and date, Actual Arrival Date, Schedule Date, Checkin Date, Unloaded Date, Closed Date.

Wunschdatum bei Lieferung: Wenn der Spediteur bei Avisierung statt des Termins von Amazon ein Wunschdatum angibt, fallen ebenfalls Charge Backs an. Termine, welche Amazon selbst ändert, werden nicht berechnet.

Palettenanzahl: Wenn eine Palette angemeldet ist, sollte auch nur eine Palette versendet werden… Beispiel: Externer Logistiker packt eine Palette aufgrund der Höhenbeschränkung auf 2 Paletten und versendet 2 Paletten.

Kein Einzelcode auf Umverpackung: Falls es notwendig ist, einen EAN Code auf der Verpackung zu überkleben, muss darauf geachtet werden, dass dies IMMER vorgenommen wird.

Versandvorbereitung: Falls Sie die Charge Backs für unbegründet halten, können Sie mit entsprechenden Bildern per Fall widersprechen. Die Artikel werden seitens Amazon geprüft (Empfohlene Reihenfolge: 1. Widerspruch bei der Ausgleichszahlung direkt einlegen und erst, wenn das nicht erfolgreich war – 2. Mit Bildern per Fall widersprechen).

Preferred Carrier – Auch wenn Sie mit einem Preferred Carrier versenden, verlangen Sie regelmäßig Nachweise für den Versand ihrer Ware (fragen Sie ggf. auch nach Wiedereinlagerungen), damit Sie entsprechend reagieren können. Es ist schwierig später Forderungen gegenüber der Spedition geltend zu machen. Achten Sie dabei darauf, dass die Spedition alle notwendigen Informationen für den Versand erhält und auch Rückmeldung gibt bei eventuellen Verspätungen, damit Sie entsprechend z.B. die PO anpassen können. (Preferred Carrier heißt nicht automatisch, dass hier alles korrekt läuft……)

 

Sie denken gerade nur “Hilfe“?

Unser Expertenteam blickt auf viele Jahre Erfahrung im Umgang mit Amazon zurück. Wir helfen Vendoren aus den unterschiedlichsten Branchen und stehen Ihnen sowohl beratend aber auch operativ zur Seite. Kontaktieren Sie uns einfach.